Oleh: Dr. Hariyanto, M.Pd
A. Latar Belakang
Event organizer (EO) adalah jenis usaha dalam dunia bisnis entertainment yang membutuhkan sumber daya manusia yang kompeten. Profesi EO memerlukan pribadi yang berani, kreatif dengan ide-ide cemerlang, sehingga bisa memberikan kualitas yang berdampak pada kepuasan pelanggan. Berbagai event yang digelar bisa menimbulkan dampak di bidang ekonomi, sosial, budaya, bahkan dampak politik, tergnatung jenis event yang diselenggarakan. Untuk menyelenggarakan sebuah event diperlukan persiapan yang matang, ditambah pengalaman EO dalam menyelenggarakan event, tentu saja manajer EO dan semua crew yang terlibat haruslah professional di bidangnya.
Meskipun demikian, banyak sekali dijumpai pelaksanaan sebuah event yang tidak sesuai dengan yang diharapkan. Beberapa kendala terjadi hingga penyelenggaraan event gagal, merugi, akhirnya nama baik EO semakin merosot di mata klien, berujung pada menurunnya public trust. Dampak terburuknya adalah tidak ada yang percaya dengan EO, tidak ada job, akhirnya gulung tikar/ bangkrut usaha EO tersebut. Hal-hal ini adalah bagian dari resiko dari sebuah pekerjaan. Pekerjaan apa pun tentu tidak lepas dari resiko, termasuk penyelenggaraan event. Setiap perhelatan/ event yang diadakan , baik besar maupun kecil tetap saja memiliki sebuah resiko dalam pelaksanaannya. Misalnya: Event konsert kerap kali terjadi resiko tawuran antar penonton, Sepak bola di Malang yang baru beberapa bulan terjadi menelan korban ratusan jiwa, dll. resiko-resiko tersebut adalah resiko negatif yang terjadi. Karena itu diperlukan langkah-langkah perencanaan di setiap event agar bisa mengantisipasi atau minimalisir resiko-resiko tersebut. Perlu sebuah manajemen yang tepat untuk mengendalikan resiko yang bisa terjadi dalam penyelenggaraan sebuah event.
B. Pembahasan
Resiko adalah peluang terjadinya penyimpangan dari perencanaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Seorang pengelola event harus cermat dalam mengidentifikasi, menilai, dan menindaklanjuti kemungkinan-kemungkinan yang terjadi, sehingga event dapat berlangsung dengan lancar. Hal-hal yang harus diwaspadai terhadap sumber yang berpotensi menimbulkan resiko:
1. Area pelaksanaan event
2. Kerumunan khayak ramai
3. Peralatan berat dengan mobilisasi dinamis
4. Euforia yang ditimbulkan dari event yang dilaksanakan.
Dari keempat resiko tersebut, yang paling mendapat perhatian adalah ‘crowd risk’ karena kerumunan orang banyak terkadang tidak bisa dikontrol dengan baik. Sebagaimana event yang dicontohkan di atas, seperti sepak bola, dan konser musik.
Sebuah event memiliki tiga fase utama yang memicu terjadinya keramaian, yaitu pintu masuk dimana orang bergerak dan mendekati pintu masuk, sirkulasi atau pergerakan orang di dalam event, dan pintu keluar. Sehingga ketiga bagian tersebut harus mendapat perhatian. Misalnya pintu masuk dijaga ketertiban antrian, penyediaan tiket masuk dan beberapa pintu masuk dengan sistem pintu putar (turnstile) maupun pagar barikade dapat disiapkan. Pergerakan orang di dalam sebuah event juga harus diperhatikan, maka tim keamanan harus sikap bertindak jika ada hal-hal yang berpotensi berbahaya, misalnya berdesakan, potensi kerusuhan, dll. Begitu juga dengan pintu keluar, harusnya lebih lebar dan banyak, sehingga ketika keluar tidak berdesakan.
Manajemen resiko adalah proses mengantisipasi, mencegah atau meminimalisir biaya, kerugian, atau masalah potensial bagi organisasi, partner maupun konsumen terkait event itu sendiri.
Beberapa resiko yang memungkinkan terjadi juga dapat dikelompokkan sebagai berikut:
1. Natural disasters risk (resiko yang disebabkan bencana alam), resiko seperti ini tidak dapat diantisipasi dengan mudah, karena tidak bisa teridentifikasi sebelumnya. Misalnya gempa bumi. Tetapi untuk resiko yang disebabkan cuaca, masih bisa diminimalisir dengan selalu memantau prakiraan cuaca dari BMKG. Resiko yang disebabkan tanah longsor, Tsunami, misalnya masih bisa diantisipasi dengan penempatan event yang aman jauh dari lokasi yang berpotensi longsor, sedangkan tsunami sulit dideteksi, tetapi bisa diantisipasi dengan persiapan mobil yang siap untuk evakuasi jika ada informasi warning system dari pihak yang berwenang setempat.
2. Financial risk (resiko keuangan, termasuk kerugian karena pelaksanaan event). Resiko ini terjadi lebih kepada kurang matangnya perencanaan keuangan. Karena itu manajemen keuangan yang baik bisa menjadi solusi agar financial risk tidak terjadi.
3. Legal risk (misalnya kegagalan event karena faktor perizinan yang belum dikeluarkan oleh pihak berwajib). Beberapa contoh event yang sering dibatalkan bahkan dibubarkan adalah perizinan yang belum keluar dari pihak berwajib dan sesuai dengan peraturan yang berlaku di pemerintah daerah setempat. Sebetulnya hal ini pun bisa diantisipasi dengan menyelesaikan pengurusan izin penyelenggaraan event jauh sebelum hari H dilaksanakan.
4. Techno-related risk (resiko terkait dengan hal-hal teknis)
5. Mismanagement (kegagalan dalam mengelola event). Resiko ini terkait dengan jam terbang penyelenggara event. Kemampuan dalam mengelola sebuah event yang professional ditentukan oleh kepemimpinan yang unggul dan staff/ volunteer yang solid dan mau bekerja keras menyukseskan event yan digelar.
6. Safety risk (resiko keselamatan baik keselamatan crew, talent, maupun penonton). Siapkan dengan baik beberapa tenaga kesehatan, buat posko kesehatan. Jika dimungkinkan kerjasama dengan rumah sakit atau dinas kesehatan setempat agar jika terjadi sesuatu menyangkut keselamatan penonton, crew, dll bisa mendapatkan pertolongan yang cepat dan tepat. Pemberian pelatihan kepada segenap crew untuk pertolongan pertama akan sangat membantu jika resiko ini terjadi.
7. Security risk (resiko keamanan). Untuk mengantisipasi kerusuhan yang berpotensi gagalnya kegiatan yang dilakukan, maka pengelola event harus dapat bekerjasama dengan POLRI, TNI atau petugas keamanan yang sudah terlatih serta professional. Pemadam kebakaran juga dapat disiapkan untuk keamanan sebagai antisipasi jika ada hal terkait dengan kebakaran, dll di lokasi acara.
8. Crowd risk (resiko yang ditimbulkan oleh banyaknya kerumunan yang ada).
Manajemen resiko menjadi prioritas untuk diimplementasikan oleh pengelola event/ EO, agar hal-hal yang tidak dikehendaki bisa dicegah dan pelaksanaan event bisa berjalan dengan lancar. Proses manajemen resiko dapat dideskripsikan sebagai berikut:
1. Identify risk and hazards
Dalam mengidentifikasi resiko dan bahaya ketika menyelenggarakan event, pengelola event seharusnya melakukan survey menggali informasi dari media, internet atau pengelola event yang pernah menyelenggarakan acara sejenis di tempar tersebut. Sebelum pelaksanaan perlu dilakukan diskusi dengan semua tim, tentang tindakan terkait:
a. Memastikan kapan dan suatu masalah yang mungkin terjadi
b. Melihat masalah secara komprehensif
c. Menganalisis kemungkinan masalah yang timbul dan konsekuensi yang ditimbulkan.
Berikut ini beberapa jenis dan contoh identifikasi resiko:
a. Jenis bahaya fire (api) : cara mengidentifikasi: apakah ada bahan atau peralatan yang berpotensi menimbulkan api?
b. Plant and equipment ; Apakah ada letak tanaman yang terlalu tinggi atau miring? Dan berpotensi jatuh dan menimpa orang?
c. Hazardous substance: Apakah ada zat-zat yang berbahaya? Misalnya: Zat yang mudah terbakar.
d. Electrical equipment : Apakah ada bahan atau alat yang berpotensi menimbulkan korsleting listrik? Atau ada bahan atau alat yang berpotensi menjadi pengantar listrik dan berbahaya?
e. Stacking : Apakah peralatan berat sudah dipasang dengan kondisi yang benar? Tidak miring, tidak berpotensi rubuh, dll
f. Temporary fencing : Apakah bahan bakar barikade yang digunakan berbahaya (misalnya: tajam) Apakah bahan pagarnya kuat, tidak mudah diterobos?
2. Ukur Dampak resiko dan Bahaya (assess risk and hazards)
Sebagai upaya untuk mengukur/ menilai hal-hal yang bisa saja terjadi, maka pengelola event harus menyusun SOP untuk mengelola resiko dan bahaya demi keamanan bersama. Misalnya juknis penanggulangan resiko, siapa yang harus bertanggung jawab, apa yang harus dilakukan, dll. Singkatnya semua crew dari pengelola event harus dibeali dengan kemampuan/ skill untuk mengantisipasi dan menanggulangi hal-hal yang berisiko terhadap kegagalan sebuah event. Formulasi manajemen resiko dapat dilakukan utamanya event yang besar dengan memberikan pelatihan kegawat daruratan, latihan pertolongan pertama, dan pelatihan tentang konsultasi manajemen resiko.
3. Mengelola Resiko dan Bahaya (manage risk and hazards)
Langkah terakhir adalah langkah pengendalian dan penanganan resiko dan bahaya. Contoh control manajemen resiko sebagai berikut:
a. Rencana eliminasi : mengeliminasi bagian acara yang beresiko tinggi dari susunan acara. Misalnya: Acara peluncura balon helium
b. Rencana Substitusi: Menyiapkan beberapa plan A, Plan B sebagai pengganti Misalnya: jika pelaksanaan acaraya outdoor, maka disiapkan plan B yaitu ruang indoor
c. Recana Isolasi: Menyebarkan event di beberapa tempat untuk mengurang kepadatan pengunjung. Misalnya; Pada waktu puncak malam grebeg suro, di beberapa titik masuk pusat kota/ alun-alun terdapat beberapa pentas event, meskipun di alun-alun juga ada.
d. Kontrol teknis: menyiapkan cadangan untuk keperluan teknis. Misalnya: menyiapkan genset untuk antisipasi listrik yang padam
e. Kontrol administrative: Menyiapkan paperwork, misalnya: menyiapkan jalur evakuasi, membuat posko barang hilang, posko anak / orang hilang, dll)
f. Rencana darurat: Menyiapkan rencana pendukung secara terperinci untuk meminimalisir resiko. Misalnya: menyediakan jasa persewaan atau pembelian tikar, jasa sewa payung atau pembelian payung, dll)
C. Penutup
Demikianlah, hal-hal yang harus diantisipasi agar tidak terjadi sebagai bagian dari manajemen resiko. Sehingga event yang diselenggarakan tetap berjalan dengan lancar. Jika resiko terjadi misalnya karena faktor alam dan faktor teknis tertentu, maka event yang diadakan pastilah berdampak. Tetapi dengan manajemen yang baik, diharapkan dampak yang terjadi tidak terlalu fatal bagi pengelola event ataupun pengguna event/ klien/ pengunjung event.
__________
* Penulis adalah Dosen FTIK di IAIN Ponorogo
.jpg)
.jpg)
.png)
