Aspek Legal dalam Penyelenggaraan Event

 

ASPEK-ASPEK LEGAL DALAM PENYELENGGARAAN SEBUAH EVENT

Oleh: Hariyanto*

 

A.   Latar Belakang

Sebagai negara hukum, dan sebagai warga negara yang baik, maka seluruh aktivitas yang kita lakukan harus mematuhi aturan yang berlaku dan norma-norma yang ada di masyarakat. Penyelenggaraan sebuah event yang melibatkan publik, pasti akan rentan dengan masalah hukum. Karenanya penting bagi manajemen event untuk memahami tanggung jawab hukum. Harus dipahami bahwa pengorganisasian event akan berkaitan dengan masalah hukum. Beberapa contoh yang pada pembahasan tentang manajemen resiko seperti sepak bola yang ricuh disebabkan oleh penonton yang banyak dan tidak terkendali, konser musik yang berakhir dengan kericuhan, tawuran antar penonton, dll adalah hal yang bisa membawa manajemen event/ Event Organizer berurusan dengan hukum apalagi jika sampai menelan korban jiwa.

Hal-hal inilah yang sepatutnya diantisipasi dengan bijak oleh penyelenggara event. Sehingga tidak menimbulkan kerugian bagi klien, penonton, sponsorship, dan Event Organizer itu sendiri. Terlebih kerugian bagi masyarakat luas jika terjadi sesuatu hal yang buruk terjadi. Terkait dengan aspek legalitas dari sebuah event, EO juga harus mempelajari dengan baik peraturan yang berlaku di setiap daerah tempat diselenggarakannya event. Setiap Pemerintah Daerah memiliki aturan yang bisa jadi berbeda. Dan yang terpenting adalah mematuhi aturan yang berlaku. Apa saja aspek legal yang terkait dengan event? Bagaimanakah langkah pengurusannya? Apa yag harus diperhatikan demi kelancaran sebuah event? Berikut akan dibahas secara lebih detail.

 

B.  Pembahasan

1.   Regulasi, Lisensi dan Perizinan

Regulasi merupakan suatu peraturan yang ditetapkan dalam melaksanakan suatu event sebagai bentuk pengendalian agar event berjalan dengan semestinya. Regulasi yang berlaku di setiap daerah dalam penyelenggaraan event tentunya berbeda-beda. Begitu juga dengan lisensi yang merujuk pada suatu ijin yang memberikan hak untuk menyelenggarakan suatu event oleh klien atau perusahaan lainya. Perizinan untuk kegiatan yang melibatkan kepolisian, dan dinas lainnya juga harus mendapatkan perhatian karena terkait dengan keamanan, keselamatan, kenyamanan dan kelancaran sebuah event. Beberapa informasi terkait proses perizinan di suatu tempat yang akan dilangsungkannya event. Misalnya:

1)  Kepolisian, terkait dengan izin keramaian dan pengamanan kerumunan yang diakibatkan oleh event tersebut, termasuk akses parkir bagi para pengunjung.

2)  Pemerintah daerah stempat, terkait dengan izin reklame, pemasangan umbul-umbul, penutupan jalan dll.

3)  Pengelola tempat, terkait dengan pemasangan stand, panggung, serta pagar pembatas.

4)  Regulasi kesehatan, terkait kawasan bebas rokok, kebersihan, ketersediaan toilet umum.

5)  Regulasi bangunan, terkait dengan pendirian perancah, tenda, atau alat berat lainnya sehubungan dengan event yang akan diselenggarakan.

6)  Otoritas kebakaran/Dinas Damkar, terkait dengan penanggulangan resiko kebakaran.

7)  Ruang public, terkait perizinan aktivitas public.

 

2.     Kontrak

Kontrak merupakan kesepakatan antara dua pihak atau lebih mengenai sesuatu hal. Kontrak ini dimuat para pihak dengan semua hak dan kewajibannya. Terkait dengan event, manajemen event sebaiknya mengadakan kontrak yang tertulis dan memiliki dampak hukum yang mengikat kedua belah pihak. EO diharapkan membuat kontrak jangka panjang dengan stakeholder yang memainkan peran penting dalam penyelenggaraan event. Stakeholder yang dimaksud antara lain pihak-pihak yang terkait dengan kontrak. Misalnya Sponsor/para pemberi sponsor, Klien, Broadcast (penyiaran untuk publikasi), Venue, Talents dan Suppliers.

Beberapa jenis kontrak yang biasa dilakukan EO adalah:

1)   1) Entertainment Contract

Kontrak ini terjalin dengan pengisi acara papan atas, seperti actor/aktris/ musisi/artis yang memiliki beberapa syarat tertentu agar mau diundang di suatu event. Misalnya standar makanan/minuman yang harus disediakan, transportasi yang harus disediakan EO, akomodasi, dll diluar biaya performance dari talent tersebut. Oleh karena ini menyangkut hal yang penting, maka perlu didiskusikan sampai menemukan kata sepakat. EO juga harus cermat dalam menghitung dan negosiasi dengan pihak-pihak terkait sehingga acara berjalan lancar dan EO juga tidak mengalami kerugian akibat permintaan talent yang berlebihan oleh talent.

2)  2) Venue Contract

Kontrak ini terjalin antara EO dengan penyedia tempat event yang menyangkut hal-hal berikut:

(1)  Hak dan kewajiban jika terjadi kerusakan fasilitas pada lokasi event

(2)  Hak dan kewajiban terkait untuk pekerjaan tambahan untuk personel keamanan, kebersihan  dan perbaikan

(3)  Regulasi pembatalan, apakah ada kebijakan penalti atau pengembalian uang

(4)  Regulasi keterlambatan event,apakah ada kebijakan penalti atau sanksi lain

(5)  Pemberian beberapa tiket gratis bagi manajemen penyedia tempat event.

(6)  Persetujuan untuk pengaturan posisi signage.

3)  3) Sponsor contract

Kontrak ini terjalin antara EO dengan pihak sponsor, mencakup hal-hal sebagai berikut:

(1)  Hak dan kewajiban penggunaan merk dan logo pada materi promosi

(2)  Hak untuk mengontrol atau meninjau kualitas presentasi

(3)  Hak tambahan untuk staff dan tamu sponsor (pemberian tiket gratis)

(4)  Hak dan kewajiban serta regulasi sesuai kategori sponsor yang disepakati.

4)  4) Media broadcast contract, terjalin antara EO dengan media yang mencakup hal-hal sebagai berikut;

(1) Regulasi terkait siaran, frekuensi/seringnya siaran dan jangkauan siaran

(2) Regulas terkait dengan penyorotan dan pengulangan highlight event oleh media

(3) Regulasi terkait pembuatan merchandise melaui CD ROM, TV Kabel dan internet

(4) Regulasi terkait akses media ke area panggung dan backstage

(5) Regulasi terkait dengan penyebutan pihak-pihak yang berkepentingan melalui media

 

3.     Asuransi

yang dimaksud disini adalah jaminan barang atau sumber daya manusia selama masa persiapan, sampai event selesai dilaksanakan. Berikut beberapa yang yang ditanggungkan asuransi dalam sebuah event:

1)     Cuaca- kerusakan karena cuaca ekstrim, misalnya hujan lebat, badai, dll

2)    Kecelakaan Pribadi- Kecelakaan kerja staff/ volunteer

3)    Kewajiban public – kerusakan fasilita dan property

4)    Barang berharga- kehilangan atau kerusakan barang-barang yang berharga

5)    Kerusakan kendaraan atau kehilangan kendaraan yang diparkir di tempat parkir

6)    Peralatan khusus yang tidak disewakan – kerusakan asset pengelola event.

Pada beberapa kasus, EO ada yang tidak menjaminkan asuransi, bahkan staff atau volunteernya. Hal ini bisa disiasati dengan menjadikan syarat penerimaan staff atau volunteer adalah memiliki jaminan asuransi sendiri. Sehingga jika terjadi sesuatu , maka EO tidak menanggung beban biaya tetap ditaggung asuransi.

 

C.   Penutup

Keberhasilan suatu event tidak sepenuhnya disebabkan oleh faktor legal seperti perizinan, taatnya EO terhadap suatu regulasi, Kontrak yang benar dan disepakati oleh kedua belah pihak, ataupun pemenuhan asuransi terselenggaranya suatu event. Lebih dari itu ada kemampuan/ ketrampilan manajer event dan kekompakan yang dibangun di internal organisasi EO. Meskipun demikian sebagai warga negara yang taat hukum, maka aturan yang berlaku harus dipatuhi, dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. karena jika aspek legalitas tidak terpenuhi, maka dampaknya juga akan fatal bagi EO dan event yang akan digelar.

 

Referensi:

Anton Shone, & Bryn Parry. (2019). Successful Event Management: A Practical Handbook, Fifth Edition. Hampshire: Annabel Ainscow.

Beloviene, Asta., Kinderis, Remigijus.,et all. (…) Event Management Handbook. Bulglaria: Varna Free University

Direktorat Pembinaan Kursus dan Pelatihan. (2013). Manajemen Special Event.

Goldblatt, Joe. (2005). Special Event: Event Leadership for A New World.New Jersey: John Wiley & Sons, Inc.

Hafidz, Ibnu, Novel. (2017). CEO: Chief Event Organizer.Yogyakarta:  Penerbit Gava Media

Krugman, Carol. & Wright, Rudy.R. (2007). Global meetings and exhibitions. New Jersey: John Wiley & Sons, Inc

Kusuma, Chusnu Syrifa Diah. (2016). Modul Manajemen Event.Yogyakarta: Fakultas Ekonomi UNY.

Lyn Vandew Wagen. (2007). Human Resources Management  for Event. Burlington: Elsevier, Ltd.

Mason, John. (….). Event Management. Queensland: ACS Distance Education.

Rumerung, Jeaneta Josefin. (2018). Modul Event Organizer. Manado: Politeknik Negeri Manado

Silvers, Julia Rutherford. (2004). Professional Event Coordination. New Jersey: John Wiley & Sons Inc.

Skinner, Bruce E. & Rukavina, Vladimir. (2003). Event Sponshorship. New Jersey: John Wiley & Sons Inc.

Suseno, I.K (2005). Cara Pintar Jadi Event Organizer. Jogyakarta: Galang Press.

Wijaya, Serli.,Kristanti,Monika. Dkk. (2020). Manajemen Event: Konsep dan Aplikasi. Depok: Rajawali Pers.

 

__________

* Penulis adalah Direktur Penerbit CV. Pustaka El Queena