Koordinasi dalam Sebuah Event

 

 KOORDINASI DALAM PENYELENGGARAAN SEBUAH EVENT

Oleh: Hariyanto*

Sebuah event akan berhasil diselenggarakan dengan baik jika perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi juga baik. Selama waktu penyelenggaraan sebuah event diperlukan koordinasi antar bagian. Koordinasi menjadi bagian penting dalam fungsi manajemen. Sehingga betapapun perencanaan telah disusun dengan baik, tetapi gagal dalam mengkoordinasikan bagain-bagaian di dalamnya, maka event tersebut sangat dimungkinkan akan tidak terselenggara dengan baik. Koordinasi ini juga termasuk koordinasi logistic dalam sebuah event, mulai dari persewaan venue, pengaturan makanan dan minuman, transportasi, serta hal-hal teknis lainnya. Bagaimana koordinasi itu dilakukan? Dengan bagaian apa saja harus dilakukan koordinasi? Apa saja yang harus dikoordinasikan? Semua akan diberikan penjelasan dalam artikel ini.

Koordinasi yang penting dilakukan dalam penyelenggaraan sebuah event adalah koordinasi dengan staging manager, finance manager, volunteers coordinator, event manager, artistic manager, traders manager, dan promotion manager.ini jika organisasi EO nya besar dan terdapat manager-manager yang disebutkan tadi. Tetapi jika tidak menggunakan istilah manager, cukup koordinasi dengan staff yang bertanggung jawab di bidang pementasan, keuangan, acara, artistic dan sebagainya.

Terkait dengan sistem logistic, sebetulnya terdiri dari 3 bagian, yaitu sebelum acara, selama acara dan sesudah selesai acara. Logistik yang diperlukan dari masing-masing acara tersebut adalah:

1)     Pre event

a.   Supply of custumers

     Pada acara sebelum event dilaksanakan, elemen koordinasi yang diperlukan meliputi pemasaran dan pengadaan tiket. EO harus mengatur strategi marketing yang digunakan dan keefektifan distribusi tiket, termasuk sistem penjualan hingga proses kedatangan dan pemeriksaan tiket saat event berlangsung. Selain itu pengaturan dan pengendalian antrian juga diperlukan, identifikasi kedatangan dan kepulangan tamu, membuat aktivitas hiburan bagi pengunjung dalam antrian, misalnya disediakan TV dll. Elemen lain yang diperlukan adalah mengidentifikasi tempat event. Hal ini terkait dengan transportasi dan kemacetan jalan yang disebabkan penyelenggaraan event.

b.   Supply of products

Elemen logistic ini berkaitan dengan produk, layanan, fasilitas dalam sebuah event. Sehigga setiap bagian/ departemen memiliki standar kualitas yang sudah ditetapkan dan harus dilaksanakan. SOP yang ada harus dipatuhi sebagai bagaian dari standar pelayanan sebuah event. Karena itu perlu dikoordinasikan dengan baik.

c.      Supply of facilities

Koordinasi untuk pemasokan fasilitas juga sangat diperlukan sebelum acara dilaksanakan. Misalnya: terkait dengan pembagian tugas keamanan, listrik, persediaan air, makanan dan minuman dan fasilitas-fasilitas lainnya.

2)     Pada saat acara berlangsung

Logistik yang perlu dipersiapkan pada saat acara berlangsung adalah termasuk alur penjemputan tamu VIP, artist/ talent. Termasuk pengawalan selama acara berlangsung dan seusai acara. Karena itu perlu dikomunikasikan dengan baik di internal maupun eksternal. Untuk keperluan tersebut bisa disediakan HT untuk yang bertugas sehingga akan mudah dilakukan koordinasi. Hal lain yang juga perlu disiapkan adalah emergency procedures, prosedur keadaan gawat darurat terutama jalur evakuasi dan manajemen keramaian.

3)     Selesai acara

Setelah acara selesai dilaksanakan, maka koordinasi yang dilakukan adalah terkait dengan pembongkaran panggung dan peralatan pendukung. Semua barang miliki EO yang telah digunakan harus di list dan dipastikan kembali dalam posisi semula. Hal ini diperlukan untuk laporan kepada pimpinan EO. Selanjutnya adalah memastikan bahwa semua kontrak dengan sponsor, klien, vendor, penyewa stan dll telah mendapatkan semua manfaat event sesuai dengan kesepakatan sebelumnya.

     Terkait dengan pementasan, hal-hal yang perlu diperhatikan dan diperlukan untuk koordinasi adalah tema dan desain acara, pemilihan venue, posisi pintu keluar dan masuk apakah ada potensi kemacetan/ antrian atau tidak, dan pembuatan pentas itu sendiri disesuaikan dengan jenis dan besarnya event yang diselenggarakan. Hal lain yang terkait dengan pementasan adalah tata lampu dan suara, special effect dan audio visual, catering, crew, keramahan crew dalam pelaksanaan acara, pendokumentasian acara dan persiapan akan hal-hal yang tidak terduga/ coontigency plan.

Dengan koordinasi sebelum acara, ketika berlangsungnya acara dan setelah selesai acara didukung dengan logistic yang tepat, maka dipastikan sebuah event yang diselenggarakan akan berjalan dengan lancar sesuai yang diharapkan.

_____________

* Penulis adalah pemerhati di bidang pendidikan