Oleh: Dr. Hariyanto, M.Pd
Pernahkan anda
menulis surat? Pernahkah anda menerima surat? Kapan terakhir anda menulis surat
pribadi dan dikirimkan via pos? Pertanyaan ini seolah mengingatkan kita bahwa
surat ini adalah sebuah media yang dulu sangat penting untuk berkomunikasi
secara tertulis tetapi kemudian seiring berkembangnya teknologi informasi mulai
tergerus. Sebetulnya bukan hilang ditelan perkembangan zaman tetapi
bermetamorfosis menjadi bentuk lain yaitu dalam bentuk digital. Pengirimannya
sudah jarang menggunakan kurir atau jasa pos, tetapi sudah banyak yang berganti
melalui email. Tidak mengherankan kalau semua institusi/ lembaga/ instansi
masing-masing memiliki email, bahkan perorangan pun memiliki email pribadi.
Surat adalah
salah satu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak satu ke
pihak yang lain. Istilah
lainnya adalah korespondensi. Istilah korespondensi dikenal di lingkungan
organisasi swasta, berasal dari bahasa Inggris, yaitu correspondence yang
artinya surat-menyurat. Di lingkungan organisasi pemerintah dikenal dengan
istilah tata naskah dinas atau tata persuratan dinas. Pada adasarnya semua
organisasi sampai saat ini masih tetap mempertahankan kegiatan korespondensi,
berupa surat-menyurat. Batasan kegiatan korespondensi meliputi keseluruhan kegiatan kantor atau
tata usaha yang terkait dengan kegiatan penulisan surat, yaitu suatu kegiatan
yang dimulai dari penyusunan konsep surat sampai dengan surat tersebut siap
untuk dikirimkan. Tata Naskah Dinas atau Tata Persuratan Dinas, di lingkungan
pemerintah / organisasi formal kegiatannya menitikberatkan pada pengelolaan
naskah, yang mencakup pengaturan jenis dan ketentuan umum, format, penyiapan
dan pengamanan, keabsahan dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
Berdasarkan
paparan di atas, dapat diketahui bahwa Keterampilan menulis surat, mengelola
surat sangat diperlukan dan tidak lekang oleh zaman. Karena itu perlu untuk
dipelajari oleh semua orang terutama yang bekerja di instans/lembaga/
organisasi, apalagi institusi pendidikan.
Fungsi Surat
Surat memiliki
fungsi yang vital dalam organisasi/ lembaga/ institusi, diantara fungsi
tersebut adalah:
1) Tanda bukti tertulis yang autentik. Keaslian
surat ini dapat digunakan untuk bukti yang penting untuk menjelaskan kedudukan
sesuatu. Contoh: surat perjanjian kerja,
surat perjanjian jual beli, Surat perjanjian kerjasama antar lembaga, dan
lain-lain.
2) Alat pengingat, Karena surat ini digunakan
sebagai pengingat, maka semua surat yang pernah diterima atau yang pernah
dikeluarkan institusi/ lembaga/ organisasi perlu diarsipkan. Bahkan adalakanya
surat pribadi pun ada yang diarsipkan karena memiliki nilai tersendiri bagi
pemiliknya. contoh: surat yang
telah diarsipkan.
3) Dokumen historis, adalah dokumen bersejarah
yang sangat penting karena menjelaskan perkembangan masa lalu. Surat seperti
ini selain diarsipkan dan diamankan keberadaannya juga biasanya diconvert dalam
bentuk digital dan diarsipkan. Contoh: Surat Arsip lama untuk mengetahui
perkembangan masa lalu.
4) Pedoman Dasar bertindak, adalah surat yang digunakan untuk pedoman dalam melaksanakan sesuatu. Contoh: surat keputusan, Surat perintah, dll.
Jenis Surat
Jenis surat
juga bermacam-macam, yang dapat dikelompokkan berdasarkan beberapa hal, sebagai
berikut:
1) Kepentingan isi dan asal pengirimannya,
Contohnya: Surat Pribadi, Surat Dinas (Surat Keterangan, Surat izin, Surat
Kelakuan Baik, dll), Surat Niaga (Surat yang diperuntukkan untuk kepentingan
bisnis, misalnya Surat permintaan, surat penawaran, surat klaim, dll)
2) Wujud dan fisik surat, contoh: surat
bersampul, surat tanpa sampul, kartu pos, faksimili, email.
3) Cara pengirimannya,contohnya:
surat kilat khusus, surat kilat,
pengiriman biasa, surat-surat elektronik.
4) Jaminan keamanan dan isinya, Contohnya:
surat sangat rahasia, surat rahasia, surat biasa.
5) Jumlah sasaran yang hendak dicapai, misalnya:
surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman.
6) Tingkat penyelesaiannya, contohnya:
surat sangat penting, surat penting, surat biasa.
Adapun syarat penulisan surat yang baik adalah:
1) Surat
disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu:
a. Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan
atau pedoman yang telah ditentukan.
b. Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.
c. Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum
2) Isi surat harus dinyatakan secara ringkas,
jelas, dan eksplisit.
3) Bahasa
yang digunakan
harus bahasa Indonesia yang benar atau baku sesuai kaidah bahasa Indonesia.
Demikianlah sekilas tentang tata surat, yang kelihatannya sederhana
tetapi pada praktiknya tidak semua orang memiliki kemampuan yang baik untuk
berkomunikasi secara tertulis. Keberadaan surat menyurat sampai saat ini tetap
diperlukan dan teknologi yang ada saat ini bisa dipadukan untuk manajemen
persuratan yang lebih baik, cepat dan tepat serta aman. Semoga bermanfaat .
(Har)
---------
*
Penulis adalah pemerhati di bidang pendidikan
0 comments:
Posting Komentar