TATA PERSURATAN

 BAGIAN-BAGIAN SURAT DINAS/RESMI

Sahabat Inspirasi Pendidikan, Surat menjadi bagian penting dalam komunikasi bagi sebuah organisasi, khususnya komunikasi secara tertulis. Karena surat bisa dianggap sebagai duta dari sebuah organisasi/ institusi, maka penulisannya harus sesuai dengan kaidah yang berlaku secara umum baik dari segi penulisannya maupun tata bahasa yang digunakan. Secara umum surat dinas atau surat resmi memiliki bagian-bagian yang bisa digunakan untuk mengidentifikasi bahwa surat tersebut temasuk kategori.  antara lain:

1. Kepala surat/kop surat          9.   Paragraf isi
2. Tanggal surat                           10. Paragraf  penutup
3. Nomor surat                             11. Salam penutup
4. Lampiran                                  12. Tanda tangan
5. Hal/pokok surat                      13. Nama jelas
6. Alamat yang dituju                 14. Nama jabatan
7. Salam pembuka                       15. Tembusan
8. Paragraf pembuka                   16. Inisial

Berikut ini penjelasan singkat untuk masing-masing bagian surat:

1.        1.  Kepala Surat/Kop Surat, fungsinya:

a.      Memberikan informasi kepada penerima surat mengenai nama, alamat, nomor telepon, faksimile, dan keterangan lain yang berkaitan dengan instansi pengirim surat.

b.     Sebagai sarana untuk memperkenalkan atau mempromosikan instansi pengirim surat.

2.     2. Tanggal Surat

Fungsinya: untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang waktu penulisan surat itu.

Contoh (yang tidak tepat):

                Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2009

                Bandung, 31-04-2009

                24 Des ’08

Contoh (yang tepat):

                25 Juni 2009

                31 April 2009

                24 Desember 2008

   3.      Lampiran

—  Fungsinya: Digunakan untuk memberitahukan kepada   penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat.

—  Jika tidak ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak perlu dicantumkan

Contoh penulisan yang tidak tepat:

          Lampiran: 5 (lima) lembar

          Lampiran: Satu (1) berkas

          Lampiran: -

Contoh penulisan yang tepat:

          Lampiran: Lima lembar

          Lampiran: Satu berkas

   4.      Hal Surat/Pokok Surat

   Fungsinya:

1) Memberitahukan kepada penerima                 surat tentang pokok masalah yang ditulis di dalam surat.

2) Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang, tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat.

 

Contoh penulisan yang tidak tepat:

 

Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas

         tanggal 5 Juli 2008

Contoh penulisan yang tepat:

Hal: Undangan

5.         5. Alamat yang Dituju

   Fungsinya:

 -  Berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus menerima surat.

- Unsur alamat hendaknya ditulis lengkap tidak disingkat.

Contoh penulisan yang tidak tepat:

                Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa

                                Jln. Daksinapati Barat IV

                                Rawamangun

                                JAKARTA

Contoh penulisan yang tepat:

                                Yth. Kepala Pusat Bahasa

                                Jalan Daksinapati Barat IV

                                Rawamangun

                                Jakarta 13220

 

6.     6.  Salam Pembuka

Fungsinya:

•     Sebagai tanda hormat penulis surat kepada penerima surat

•     Penanda surat yang sopan dan beradab

•     Dapat diibaratkan sebagai “ketukan pintu” atau ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang lain.

•     Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah   kiri sejajar dengan margin kiri.

Misalnya:

        Dengan hormat,

        Bapak … yang terhormat

        Salam sejahtera,

        Assalamu’alaikum wr.wb

7.      7. Paragraf Pembuka

·         Bagian ini berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan utama yang ditulis.

·         Fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalah yang disampaikan.

Misalnya:

(1)    Sehubungan dengan surat Saudara No.05/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2008, kami beri tahukan hal-hal berikut.

(2)    Kami beri tahukan bahwa…

(3)    Surat Saudara No. 005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2008, sudah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu, kami beri tahukan bahwa…

(4)    Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 12 Desember 2009, Nomor 1415/K2/2009, tentang syarat-syarat sayembara, kami beritahukan hal-hal berikut.

(5)    Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu, bersama ini kami sampaikan kepada Saudara daftar buku terbitan kami tahun 2009.

(6)    Berkenaan dengan surat Saudara tanggal 10 Agustus 2009, Nomor 162/TU/K/2009, tentang penyuluhan kesehatan, kami beritahukan bahwa ….

(7)    Sehubungan dengan pertanyaan Anda tentang arti kata bina graha melalui surat tanggal 9 Desember 2009, kami berikan jawaban sebagai berikut.

 

8.     8.  Paragraf Isi, merupakan bagian inti dari sebuah surat.

(1)   Berisi pokok persoalan yang ingin disampaikan.

(2)  Pokok persoalan itu diharapkan memperoleh  tanggapan, jawaban, atau reaksi yang positif        sesuai dengan harapan penulis surat.

(3)  Paragraf isi hendaknya hanya mengungkapkan satu masalah.

(4)  Jika ada dua masalah atau lebih, masing-masing hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang berbeda.

 

9.      9. Paragraf Penutup

•      Merupakan bagian akhir dari sebuah surat.

•      Berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah selesai.

•      Biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih.

Misalnya:

(1)    Atas permintaan Saudara, kami sampaikan terima kasih.

(2)    Atas kesediaan Saudara, kami sampaikan terima kasih.

(3)    Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikan  terima kasih.

(4)    Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.

 

Contoh yang Tidak Tepat:

(1)    Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.

(2)    Demikian atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih.

(3)    Demikian harap maklum, dan atas perhatian dan kerja samanya, diucapkan terima kasih.

(4)    Harap maklum adanya.

(5)    Demikianlah harap menjadikan periksa.

(6)    Demikian kami haturkan dan terima kasih.

 

11     10.  Salam Penutup

(1)  Dicantumkan di pojok kanan bawah, tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat.

(2)  Salam ini dapat diibaratkan sebagai “ucapan permisi” atau “pamitan” setelah seseorang bertemu atau berkomunikasi dengan baik.

(3)  Fungsinya antara lain: menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim dan penerima surat. 

 

Misalnya:

        Salam kami,

        Hormat kami,

        Salam takzim,

                    Wasalam

11. Tanda Tangan

•     Merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib  karena sebuah surat belum dapat dianggap sah jika belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

•     Untuk surat-surat dinas di Indonesia, tanda tangan   penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian.

•     Sekarang ini sudah mulai ada beberapa instansi/lembaga yang menggunakan tanda tangan digital yang berupa barcode. Hal ini dikarenakan banyaknya tanda tangan yang dipalsukan.

 

1       12. Tembusan

·       Berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima bahwa surat  yang sama  juga dikirimkan kepada pihak lain yg dipandang perlu mengetahui isi surat  tsb.

·       Jika tidak ada yang diberi tembusan, kata “tembusan” tidak perlu dicantumkan.

·       Jika yg diberi tembusan lebih dari satu, pencantumannya disertai  dengan nomor urut.

·       Jika yang ditembusi hanya satu, nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.

 Misalnya:

Tembusan:

1.    Direktur Jederal Pembangunan Daerah

2.    Kepala Biro Organisasi

3.    Kepala Biro Keuangan

 Contoh yang tidak tepat:

Tembusan:

1.     Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan)

2.     Kepada Yth. Kepala Biro Organisasi

3.     Kepada Yth. Kepala Biro Keuangan

4.     Arsip

  13. Inisial

•     Inisial adalah tanda tangan atau kode pengenal yg berupa singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat.

•     Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui nama pengonsep   dan pengetik surat sehingga jika terjadi kekeliruan   dalam  surat itu, pimpinan dengan mudah dapat mengecek  dan mengembalikannya kepada yang  bersangkutan  untuk diperbaiki.

•      Penempatan inisial di bawah tembusan (jika surat yang  bersangkutan ada tembusannya).

 Misalnya:

      AM/ra

Read More

MENGENAL TATA PERSURATAN; JENIS DAN FUNGSI SURAT

 

MENGENAL TATA PERSURATAN; JENIS DAN FUNGSI SURAT
Oleh: Dr. Hariyanto, M.Pd

Pernahkan anda menulis surat? Pernahkah anda menerima surat? Kapan terakhir anda menulis surat pribadi dan dikirimkan via pos? Pertanyaan ini seolah mengingatkan kita bahwa surat ini adalah sebuah media yang dulu sangat penting untuk berkomunikasi secara tertulis tetapi kemudian seiring berkembangnya teknologi informasi mulai tergerus. Sebetulnya bukan hilang ditelan perkembangan zaman tetapi bermetamorfosis menjadi bentuk lain yaitu dalam bentuk digital. Pengirimannya sudah jarang menggunakan kurir atau jasa pos, tetapi sudah banyak yang berganti melalui email. Tidak mengherankan kalau semua institusi/ lembaga/ instansi masing-masing memiliki email, bahkan perorangan pun memiliki email pribadi.

Surat adalah salah satu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak satu ke pihak yang lain. Istilah lainnya adalah korespondensi. Istilah korespondensi dikenal di lingkungan organisasi swasta, berasal dari bahasa Inggris, yaitu correspondence yang artinya surat-menyurat. Di lingkungan organisasi pemerintah dikenal dengan istilah tata naskah dinas atau tata persuratan dinas. Pada adasarnya semua organisasi sampai saat ini masih tetap mempertahankan kegiatan korespondensi, berupa surat-menyurat. Batasan kegiatan korespondensi  meliputi keseluruhan kegiatan kantor atau tata usaha yang terkait dengan kegiatan penulisan surat, yaitu suatu kegiatan yang dimulai dari penyusunan konsep surat sampai dengan surat tersebut siap untuk dikirimkan. Tata Naskah Dinas atau Tata Persuratan Dinas, di lingkungan pemerintah / organisasi formal kegiatannya menitikberatkan pada pengelolaan naskah, yang mencakup pengaturan jenis dan ketentuan umum, format, penyiapan dan pengamanan, keabsahan dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

Berdasarkan paparan di atas, dapat diketahui bahwa Keterampilan menulis surat, mengelola surat sangat diperlukan dan tidak lekang oleh zaman. Karena itu perlu untuk dipelajari oleh semua orang terutama yang bekerja di instans/lembaga/ organisasi, apalagi institusi pendidikan.

 Fungsi Surat

Surat memiliki fungsi yang vital dalam organisasi/ lembaga/ institusi, diantara fungsi tersebut adalah:

1) Tanda bukti tertulis yang autentik. Keaslian surat ini dapat digunakan untuk bukti yang penting untuk menjelaskan kedudukan sesuatu.  Contoh: surat perjanjian kerja, surat perjanjian jual beli, Surat perjanjian kerjasama antar lembaga, dan lain-lain.

2) Alat pengingat, Karena surat ini digunakan sebagai pengingat, maka semua surat yang pernah diterima atau yang pernah dikeluarkan institusi/ lembaga/ organisasi perlu diarsipkan. Bahkan adalakanya surat pribadi pun ada yang diarsipkan karena memiliki nilai tersendiri bagi pemiliknya.  contoh: surat yang telah diarsipkan.

3) Dokumen historis, adalah dokumen bersejarah yang sangat penting karena menjelaskan perkembangan masa lalu. Surat seperti ini selain diarsipkan dan diamankan keberadaannya juga biasanya diconvert dalam bentuk digital dan diarsipkan. Contoh: Surat Arsip lama untuk mengetahui perkembangan masa lalu.

4) Pedoman Dasar bertindak, adalah surat yang digunakan untuk pedoman dalam melaksanakan sesuatu. Contoh: surat keputusan, Surat perintah, dll.

Jenis Surat

Jenis surat juga bermacam-macam, yang dapat dikelompokkan berdasarkan beberapa hal, sebagai berikut:

1)  Kepentingan isi dan asal pengirimannya, Contohnya: Surat Pribadi, Surat Dinas (Surat Keterangan, Surat izin, Surat Kelakuan Baik, dll), Surat Niaga (Surat yang diperuntukkan untuk kepentingan bisnis, misalnya Surat permintaan, surat penawaran, surat klaim, dll)

2) Wujud dan fisik surat, contoh: surat bersampul, surat tanpa sampul, kartu pos, faksimili, email.

3) Cara pengirimannya,contohnya:  surat kilat khusus, surat kilat, pengiriman biasa, surat-surat elektronik.

4) Jaminan keamanan dan isinya, Contohnya: surat sangat rahasia, surat rahasia, surat biasa.

5)  Jumlah sasaran yang hendak dicapai, misalnya: surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman.

6) Tingkat penyelesaiannya, contohnya: surat sangat penting, surat penting, surat biasa.

 Merujuk pada fungsi dan jenis surat di atas, dapat diketahui bahwa pekerjaan yang terkait dengan manajemen persuratan diperlukan keterampilan yang memadahi, mengingat surat merupakan duta dari institusi/lembaga. Pegawai yang bertugas menyusun konsep surat juga harus mengetahui bagaimana surat yang baik dari segi penulisan, bahasa, maupun pengelolaan selanjutnya.

Adapun syarat penulisan surat yang baik adalah:

1) Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu:

a. Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan   aturan atau pedoman yang telah ditentukan.

b.  Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.

c.  Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum

2) Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit.

3) Bahasa yang digunakan harus bahasa Indonesia yang benar atau baku sesuai kaidah bahasa  Indonesia.

Demikianlah sekilas tentang tata surat, yang kelihatannya sederhana tetapi pada praktiknya tidak semua orang memiliki kemampuan yang baik untuk berkomunikasi secara tertulis. Keberadaan surat menyurat sampai saat ini tetap diperlukan dan teknologi yang ada saat ini bisa dipadukan untuk manajemen persuratan yang lebih baik, cepat dan tepat serta aman. Semoga bermanfaat . (Har)

---------

* Penulis adalah pemerhati di bidang pendidikan

Read More